Classificação de materiais em estoque

Antes de abrir a contagem, a controladoria precisa decidir quais itens merecem ciclo curto, quais aceitam ciclo longo e quais, mesmo baratos, param a operação se faltarem. Essa decisão é a classificação. Sem ela, o inventário trata parafuso e componente crítico com a mesma fila, e o saldo contábil fica refém do acaso da amostra.

A classificação de que este texto trata é política de gestão do estoque. A mensuração contábil continua no CPC 16. O modo de contar e de custear o dia a dia está no controle de estoque. O lugar físico do volume está no endereçamento. São três camadas. Confundi-las faz a classe A virar método de custo, ou faz o código da prateleira virar código do item.

Por que classificar antes de contar

A contagem consome gente, janela de operação e reconciliação. O estoque, porém, não é homogêneo. Poucos itens costumam responder por grande parte do valor movimentado, e muitos itens respondem por um valor pequeno. Há ainda item barato cuja falta interrompe uma linha. Se a equipe conta por corredor, sem classe, o tempo vai para o que está na frente dos olhos, não para o que move o balanço ou para o que segura a produção.

Classificar antes define três regras operacionais. A frequência do ciclo. A tolerância de diferença que dispara investigação. O cuidado de guarda, de acesso e de reposição. A classe não altera a quantidade física. Ela altera o quanto a empresa se dispõe a errar naquele item antes de parar para entender. Item de alto valor ou de alta criticidade pede diferença menor e investigação mais rápida. Item de baixo valor e de falta tolerável pede processo mais simples, sem abandonar o registro.

• Ciclo de contagem mais curto onde o valor ou a criticidade justificam.
• Investigação de diferença com prioridade definida antes de o inventário começar.
• Reposição e ponto de pedido desenhados para a classe, não para uma média única do almoxarifado.
• Contagem cega continua possível. A classe muda a frequência e o tratamento da diferença, não a honestidade da contagem.

Critérios: tipo, valor e criticidade

Tipo responde o que o item é na operação. Matéria-prima, embalagem, componente, produto acabado, mercadoria para revenda e material de manutenção e reparo não se comportam do mesmo modo. O tipo ajuda o plano de contas e o processo, porque o CPC 16 e o fluxo físico de um acabado diferem dos de uma peça de reposição. Tipo, sozinho, não diz o esforço de controle. Um componente pode ser barato. Uma embalagem pode concentrar valor.

Valor, na curva de consumo, responde quanto o item pesa no giro. O dado usual é o consumo anual, quantidade saída no período multiplicada pelo custo unitário da política de custeio. Valor de estoque parado também informa, mas a curva ABC clássica de materiais usa o consumo, para que o esforço siga o que a operação movimenta. Criticidade responde o que acontece se o item falta ou se o item falha. Pode parar máquina, pode afetar segurança, pode ter exigência regulatória. Criticidade não se deduz do preço. A política precisa de um campo próprio, preenchido por quem conhece a operação, e revisado quando o processo muda.

Curva ABC sem percentual de lei

A curva ABC ordena os itens pelo valor de consumo anual, do maior para o menor, e reparte essa lista em classes para que o esforço de controle acompanhe o valor. Classe A reúne os itens em que a empresa decide concentrar acompanhamento. Classe B fica no intervalo que a política definir. Classe C reúne o restante, com controle mais simples. A mecânica é de ordenação e de corte. O corte é decisão interna.

No ensino, a ilustração de Pareto diz que uma parcela pequena dos itens costuma concentrar uma parcela grande do valor. É uma descrição de concentração, útil para explicar por que a ordenação importa. Não é corte legal, não é alíquota e não é parâmetro que esta página fixe para nenhuma empresa. A companhia escreve os próprios limites na política, em anexo assinado pela área responsável, e revisa esses limites quando o mix muda. Copiar percentual de livro, sem olhar a própria curva, produz classe A inchada ou classe A que não cobre o valor que a diretoria queria vigiar.

O cálculo do valor de consumo pede disciplina de cadastro. Quantidade saída no período, sem misturar transferência interna com consumo, e custo unitário da política vigente, o mesmo conceito que a contabilidade usa no CPC 16. Se o custo do cadastro está desatualizado, a ordenação mente e a classe A vira lista de preço velho. A classificação não corrige o custeio. Ela depende dele. Por isso a revisão da curva combina com a revisão da ficha de custo, e não com uma planilha paralela de preços de compra esquecida.

• Ordenar pelo consumo anual, quantidade vezes custo unitário da política.
• Escrever os cortes no anexo da política, com data de revisão.
• Não tratar ilustração de concentração como percentual obrigatório.
• Recalcular quando o mix, o custo ou o desenho da operação mudarem.

XYZ e PQR como convenção da empresa

XYZ é convenção de gestão sobre a previsibilidade da demanda. A letra X nomeia, no uso mais comum, a demanda mais regular, aquela que a previsão erra menos. A letra Z nomeia a demanda mais errática. A letra Y fica no meio. Não há estatuto que fixe o teste. Algumas políticas usam faixas de dispersão do consumo. Outras usam julgamento da área de planejamento, com critério escrito. As duas formas são válidas desde que a legenda seja da empresa e seja aplicada do mesmo modo em todos os depósitos que compartilham a política.

PQR aparece em almoxarifados para falar de suprimento. Em alguns, as letras descrevem regularidade de fornecimento. Em outros, descrevem criticidade de falta ou de lead time. A letra não carrega sentido universal. Uma minuta pode dizer que P é fornecimento regular, Q é oscilante e R é raro. A empresa ao lado pode usar R para item crítico de segurança, qualquer que seja a regularidade. As duas legendas funcionam dentro da respectiva política. Nenhuma delas se impõe à outra. O erro é misturar, no mesmo depósito, duas legendas sem avisar, ou herdar a sigla de um sistema sem ler o que o implantador configurou.

Cruzar ABC com XYZ, ou com PQR, é decisão de desenho. Um item de alto consumo e de demanda errática pede acompanhamento diferente de um item de alto consumo e de demanda estável. Um item de baixo valor e de suprimento raro pode merecer estoque de segurança que a classe C, sozinha, não sugeriria. A matriz é ferramenta da política. Ela não dispensa o campo de criticidade quando a falta tem efeito de segurança ou de parada, porque previsibilidade e gravidade da falta não são a mesma coluna.

Codificação do item

O código do item é a identidade estável do material. Ele não muda quando o volume troca de prateleira, de depósito ou de unidade. Descrição, unidade de medida, tipo e vínculo com a conta contábil moram nesse cadastro. Código que embute o corredor da época em que o item foi cadastrado quebra na primeira transferência. A contagem acha o volume num lugar e o mestre ainda descreve outro. O endereço existe para o lugar. O código existe para o item.

Estabilidade não significa imutabilidade cega. Item descontinuado pode ser bloqueado para compra. Item que mudou de especificação a ponto de ser outro material ganha código novo, com a regra de substituição escrita, para que o histórico não se misture. O que se evita é renomear o código por conveniência de endereço, de fornecedor da semana ou de centro de custo que consumiu o lote. Fornecedor e centro de custo são atributos da movimentação. Não são o nome do item.

• Um código por item de estoque, com unidade de medida única e descrição que o almoxarifado reconhece.
• Endereço em cadastro separado, capaz de mudar sem reabrir o código.
• Bloqueio de item inativo em vez de reaproveitar o código para outro material.
• Conta contábil e tipo vinculados ao item, de modo que a classe de controle não crie outra conta por si só.

Exemplo de política, não de empresa real

A minuta abaixo não descreve uma empresa. Não traz nome, depósito ou percentual. É cláusula que a diretoria pode adaptar e assinar, desde que preencha o anexo com os cortes e as legendas dela. Onde a minuta diz anexo, o número é decisão interna. Esta página não o publica.

Valor de consumo anual do item é a quantidade saída no exercício, excluída a mera transferência entre endereços da mesma entidade, multiplicada pelo custo unitário da política de custeio. A controladoria ordena os itens desse valor, do maior para o menor. A classe A é o grupo que o anexo delimitar. A classe B é o grupo seguinte, também delimitado no anexo. A classe C reúne o restante. Os limites são revistos quando o mix ou o custo mudarem de forma relevante, e a data da revisão fica no anexo. A política não adota percentual fixo de livro.

A classe de maior valor tem ciclo de contagem mais curto. A de menor valor tem ciclo mais longo. Os ciclos constam do anexo. Item de baixo valor cuja falta interrompe operação, segurança ou exigência regulatória pode ser elevado de ciclo por criticidade, com o motivo registrado. XYZ descreve previsibilidade. X é a demanda mais regular. Z é a mais errática. Y é o intervalo. O teste que separa as letras consta do anexo. PQR, nesta minuta, descreve regularidade de fornecimento. P é fornecimento regular. Q é oscilante. R é raro. Outra entidade pode usar as mesmas letras para criticidade de falta. Vale a legenda impressa na política que estiver em vigor, não esta sugestão.

O código do item é estável e não muda com a troca de prateleira. O endereço é outro cadastro, tratado na política de endereçamento. A classe ABC, a letra XYZ e a letra PQR não alteram o método de custeio. Custo médio, PEPS ou o método que a entidade adotar, e o valor realizável líquido, seguem o CPC 16. Diferença de contagem só vira ajuste contábil depois de investigada na ordem da política, com o controle de estoque separando erro de lugar, erro de item e erro de quantidade.

1. 1Definir tipo, valor de consumo e criticidade como colunas distintas.
2. 2Ordenar a curva ABC e escrever os cortes no anexo, sem percentual de lei.
3. 3Publicar a legenda de XYZ e de PQR que a empresa de fato usará.
4. 4Manter o código do item estável e o endereço fora desse código.
5. 5Deixar o custeio com o CPC 16 e a contagem com a política de controle.

Classificar é escolher onde o esforço de controle se paga. A curva ABC organiza essa escolha pelo valor de consumo. XYZ e PQR só funcionam com a legenda da própria empresa. O código estável garante que a classe, a contagem e o razão falem do mesmo item, esteja ele em qual prateleira estiver.