Ficha de controle de ferramentas para o almoxarifado

Ferramenta de almoxarifado some de um jeito que o balanço não vê no mesmo dia. Ela sai no turno, volta com dano, ou não volta, e o cadastro contábil, quando existe, continua mostrando o bem no centro de custo de origem. A ficha de que este texto trata fecha o buraco operacional: quem está com o quê, desde quando, até quando deveria devolver, e em que estado a peça saiu e voltou. Ela não é inventário de ativo imobilizado. Não calcula custo, depreciação, valor residual nem baixa. Se a ferramenta também for bem capitalizado, o razão auxiliar segue a política da empresa. A ficha é a custódia.

O desenho de leitura por rádio, para quando a digitação deixar de acompanhar o balcão, está no controle de ferramentas com RFID. A base da tecnologia está em o que é RFID. O equipamento de leitura está no guia de leitor RFID. Nada disso apaga a ficha. A ficha diz quais campos o evento precisa ter.

O que a ficha precisa registrar

A ficha precisa responder, no fechamento do turno, quatro perguntas. Qual ferramenta saiu. Quem responde por ela agora. Quando saiu e quando deve voltar, e se voltou. Em que condição estava na entrega e em que condição está na volta. Com essas quatro respostas, o almoxarifado cobra a peça, a manutenção vê o dano, e a controladoria sabe separar extravio operacional de lançamento contábil. Sem elas, a planilha vira lista de nomes de ferramentas, que qualquer cadastro já tem e que não mostra a custódia.

O que a ficha não precisa carregar é a contabilidade do bem. Valor de aquisição, vida útil, depreciação acumulada e critério de capitalização não moram aqui. Uma ferramenta pode estar na ficha e não estar no imobilizado, se a política da empresa não a capitaliza. Outra pode estar nos dois lugares, e o elo é o número de patrimônio, não uma fórmula dentro da planilha. Misturar as duas naturezas produz uma planilha que ninguém fecha e um razão que ninguém confere no balcão.

Também não é ficha de estoque de mercadoria para revenda. Categoria ajuda a achar a ferramenta na rotina do almoxarifado, medição, elétrica, consumível de uso interno. Não substitui GTIN, nota fiscal de saída nem inventário de produto acabado. Consumível associado à ferramenta, como um jogo que se controla por quantidade e não só pela gaveta, continua sendo custódia de almoxarifado. A quantidade do jogo se anota para o turno não devolver a gaveta vazia como se o conjunto estivesse inteiro.

• Custódia: quem responde pela ferramenta neste status.
• Prazo: entrega, previsão de volta e volta efetiva.
• Condição: estado na saída e estado na volta, em palavras que o próximo turno entende.
• Elo patrimonial: número de plaqueta quando o bem também existe no cadastro de ativos.
• Fora de escopo: depreciação, valor e baixa contábil.

Colunas do modelo

O modelo descreve treze colunas. Os nomes abaixo são os do arquivo, para a pessoa que abrir a planilha achar o mesmo cabeçalho. O significado é o da custódia, não o de um plano de contas. As linhas que vêm no arquivo são exemplo. Elas devem ser substituídas pelas ferramentas reais do almoxarifado antes do primeiro turno. Não são cadastro de cliente nem posição contábil.

Codigo é a chave da linha. Não se reaproveita o código de uma ferramenta baixada da rotina para outra peça, senão o histórico de empréstimo mente. Ferramenta é o nome de balcão. Categoria organiza a guarda e também separa, quando for o caso, o consumível que se controla por quantidade do equipamento que se controla por exemplar. Numero de patrimonio fica vazio só se a política da empresa não plaqueia aquele item. Se plaqueia, o número tem de ser o mesmo do cadastro, caractere por caractere.

Localizacao no almoxarifado é o endereço interno, não o centro de custo contábil. Responsavel pela guarda muda com o status. Enquanto a peça está No almoxarifado, o responsável pode ser o próprio setor. Quando o status passa a Emprestada, o campo precisa nomear uma pessoa. Equipe genérica no empréstimo aberto é o modo mais comum de ninguém devolver. Data da entrega marca a saída. Prevista de devolucao marca o acordo. Data da devolucao marca o fato. As três datas não se substituem. Preencher a prevista como se fosse a volta efetiva esconde o atraso.

Status usa lista fechada. No almoxarifado: a ferramenta está na guarda do setor e pode ser entregue. Emprestada: saiu, a data de devolução ainda está vazia, e há um responsável. Devolvida: a volta foi lançada, com data e condição na volta. Em manutencao: a peça não está disponível para novo empréstimo, mesmo que fisicamente esteja na oficina ou no próprio setor. Condicao na saida e Condicao na volta registram o estado em linguagem de turno, por exemplo operante, com defeito ou novo, como nas linhas de exemplo. Observacao carrega o aviso que não cabe no status, inclusive a nota de controlar a quantidade de um jogo e não só a gaveta.

Entrega e devolução no turno

A entrega começa com a ferramenta No almoxarifado, condição de saída preenchida antes de sair da gaveta, não depois que o usuário já foi para a área. O status passa a Emprestada, o responsável passa a ser a pessoa, a data da entrega é o dia, e a prevista de devolução é o acordo do turno ou da tarefa. Se não houver acordo de prazo, o empréstimo está incompleto: a ficha não tem quando cobrar. Observação registra restrição, como não usar até uma conferência, se for o caso.

A devolução no mesmo turno, ou no turno seguinte com a pessoa presente, preenche a data da devolução e a condição na volta, e então o status pode ir a Devolvida. Se a condição na volta for pior que a da saída, a observação diz o que foi visto, e o status Em manutencao entra quando a peça não pode ser emprestada de novo. Devolvida com condição ruim e disponibilidade imediata é contradição. O próximo usuário herdaria um defeito que a ficha já conhecia.

O fechamento do turno é um filtro, não uma reunião longa. Emprestada com prevista vencida é a fila de cobrança. Emprestada sem responsável nominal é erro de lançamento, não empréstimo. Em manutencao sem observação não diz à oficina o que olhar. No almoxarifado com data de devolução vazia é o estado normal de peça que não saiu. Devolvida sem condição na volta é devolução pela metade. Quem opera a ficha no balcão consegue aplicar essas regras sem conhecer contabilidade. Quem consolida para a controladoria não precisa, desta ficha, de outra coisa além da exceção: peça não voltada, peça que voltou danificada, peça em manutenção há tempo demais para a operação.

1. 1Antes de sair: status Emprestada, responsável nominal, data da entrega, prevista de devolução, condição na saída.
2. 2Na volta: data da devolução, condição na volta, status Devolvida ou Em manutencao.
3. 3No fim do turno: filtrar Emprestada com prazo vencido e Em manutencao sem observação.
4. 4Não reabrir uma linha Devolvida para um novo empréstimo sem nova data de entrega e nova condição de saída.

Quando a planilha deixa de bastar

A planilha basta enquanto uma pessoa de cada vez grava a linha no momento do fato, no balcão, com a ferramenta na mão. Ela deixa de bastar quando dois turnos editam o mesmo arquivo e um salva por cima do outro, quando a devolução é preenchida no dia seguinte de memória, e quando a ferramenta sai pela doca ou pela oficina sem passar por quem digita. Nesses casos o arquivo continua bonito e a custódia está errada. O problema não é a coluna que falta. É o instante da captura.

Mais de um almoxarifado no mesmo arquivo, sem dono da linha, repete o problema em escala. Cada guarda precisa saber qual código é seu. Cópias por e-mail criam duas verdades no mesmo dia. A ficha única, com uma pessoa responsável pelo lançamento em cada turno, adia esse limite. Não o remove quando o volume de entregas passa do que o balcão consegue digitar com a peça presente.

Quando a digitação não acompanha a passagem, as mesmas colunas seguem válidas e muda o modo de preenchê-las. Um leitor na saída e na volta pode registrar o identificador no instante em que a ferramenta cruza o ponto, desde que o identificador exista na peça e o evento grave responsável, horário e sentido. Isso é controle de ferramentas com leitura por rádio, não uma melhoria cosmética da planilha. O celular sozinho não faz essa leitura quando o identificador é UHF, como está em se o celular lê RFID. Etiqueta de patrimônio, se a ferramenta for bem plaqueado, segue etiquetas patrimoniais e o texto de etiquetas RFID.

A fronteira contábil não se move porque a captura melhorou. Evento de saída e de volta continua sendo custódia. Baixa, perda e capitalização de reparo continuam no processo do imobilizado, com o documento que esse processo exige. A ficha, ou o sistema que passar a gravar as mesmas colunas, entrega o fato operacional. Não entrega o lançamento. Usar o status Em manutencao como se fosse provisão, ou a condição na volta como se fosse laudo de valor, mistura as duas trilhas de novo.

Como baixar o modelo

O modelo está no bloco acima, depois da explicação das colunas, para que os nomes sejam lidos antes do arquivo. O CSV só é entregue depois que o formulário de contato da página é aceito. Não há link direto no texto e não se deve publicar um atalho para o arquivo. O envio pede os dados do formulário. O download começa quando esse envio é aceito. Antes disso, o arquivo não é disponibilizado.

Depois de baixar, abra o CSV numa planilha e troque as linhas de exemplo pelo parque real. Mantenha o cabeçalho. Separe uma cópia de trabalho por almoxarifado se houver mais de uma guarda, em vez de dois turnos editarem o mesmo arquivo sem combinação. Combine com o balcão os quatro status, escritos como no modelo: No almoxarifado, Emprestada, Devolvida, Em manutencao. Status com grafia inventada no meio do turno quebra o filtro do fechamento.

Use a ficha por alguns fechamentos antes de discutir leitor. Se o balcão consegue lançar na hora, com responsável nominal e as duas condições, a planilha está cumprindo o papel. Se o fechamento mostra sistematicamente empréstimo sem pessoa, devolução de memória ou ferramenta que saiu sem linha, o limite é o da captura, e o caminho seguinte é o controle com RFID, com as mesmas colunas como especificação do evento. A tecnologia não inventa campo que a operação não soube nomear.