Por que o inventário de ativos fixos é obrigatório?
O inventário de ativos fixos é exigido pela NBC TG 27 (equivalente ao CPC 27 e ao IAS 16 internacional) para garantir que os bens registrados no imobilizado correspondam à realidade física da empresa. Sem um inventário periódico, as demonstrações financeiras podem conter ativos fantasmas, bens obsoletos ou subavaliados.
Empresas auditadas que não realizam inventário periódico correm risco de ressalvas nos relatórios de auditoria e inconsistências no SPED Fiscal, com impacto direto no balanço patrimonial.
O que diz a NBC TG 27 sobre controle de ativos fixos
A NBC TG 27 determina que o ativo imobilizado deve ser reconhecido, mensurado e divulgado de forma que reflita fielmente sua vida útil, valor residual e método de depreciação. Para isso, é necessário manter um cadastro atualizado com identificação física de cada bem.
- Identificação única de cada ativo (plaqueta, tag RFID ou QR Code).
- Registro de localização física e responsável pelo bem.
- Controle de vida útil e valor residual conforme NBC TG 27.
- Conciliação periódica entre o físico e o contábil.
- Documentação de baixas, transferências e incorporações.
Metodologia de inventário de ativos fixos em 7 etapas
Passo a Passo do Inventário de Ativos Fixos
- 1Planejamento: definição de escopo, equipe, cronograma e tecnologia de coleta (RFID, QR Code ou manual).
- 2Extração do cadastro contábil: exportação do imobilizado do ERP para base de referência.
- 3Levantamento físico: coleta em campo com identificação, localização e estado de conservação de cada ativo.
- 4Conciliação: cruzamento dos dados físicos com o cadastro contábil, identificando sobras, faltas e divergências.
- 5Tratamento de divergências: análise e regularização de ativos não localizados, fantasmas e incorporações pendentes.
- 6Atualização do cadastro: correção do imobilizado no ERP com os dados validados.
- 7Emissão de laudo: relatório técnico com metodologia, resultados e recomendações para auditoria.
Comparativo de tecnologias para inventário
| Tecnologia | Velocidade | Precisão | Custo Inicial | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Manual (planilha) | Muito lenta | 70–80% | Baixo | Empresas com menos de 500 ativos |
| QR Code / Código de Barras | Moderada | 90–95% | Baixo-médio | PMEs e médias empresas |
| RFID UHF Passivo | Alta | 99%+ | Médio | Grandes empresas e indústrias |
| RFID Ativo + IoT | Tempo real | 99,9% | Alto | Ativos críticos e de alto valor |
Erros comuns no inventário de ativos fixos
Erros Comuns a Evitar
- Realizar o inventário sem extração prévia do cadastro contábil, impossibilitando a conciliação.
- Não identificar fisicamente os ativos com plaqueta ou tag antes do levantamento.
- Ignorar ativos em manutenção, comodato ou em trânsito entre unidades.
- Não registrar o estado de conservação dos bens durante o levantamento.
- Deixar divergências sem tratamento após o inventário, perpetuando inconsistências.
- Não emitir laudo técnico, comprometendo a validade para auditoria.
- Realizar inventário apenas uma vez ao ano sem controles intermediários.
Boas práticas para um inventário eficiente
Boas Práticas
- Realizar inventário cíclico por setor ao longo do ano, em vez de um único inventário anual.
- Utilizar tecnologia RFID ou QR Code para eliminar erros de digitação.
- Envolver o setor contábil desde o planejamento para garantir a conciliação.
- Fotografar ativos com estado de conservação comprometido para embasar baixas.
- Manter o cadastro de localização atualizado após cada movimentação de ativo.
- Integrar o sistema de inventário ao ERP para atualização automática do imobilizado.
- Emitir relatório de divergências com prazo de regularização definido.
KPIs para monitorar a qualidade do inventário
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- Levantamento físico com RFID ou QR Code em campo.
- Conciliação automática com o imobilizado do ERP.
- Laudo técnico com metodologia e resultados para auditoria.
- Conformidade com NBC TG 27, CPC 27 e SPED Fiscal.
- Relatório de recomendações para regularização de divergências.
Perguntas Frequentes
Com que frequência devo realizar o inventário de ativos fixos?
Qual a diferença entre inventário físico e conciliação contábil?
O que fazer com ativos não localizados no inventário?
Como o inventário impacta o SPED Fiscal?
Qual a diferença entre NBC TG 27 e CPC 27?
Empresas pequenas precisam seguir a NBC TG 27?
Wendell Jeveaux
CEO | Grupo CPCON
Com 30 anos de história à frente do Grupo CPCON, Wendell Jeveaux lidera projetos de gestão de ativos, RFID e consultoria patrimonial para grandes empresas no Brasil, México e EUA. Responsável por mais de 4.500 projetos realizados em diversas indústrias.
Nota de transparência: Este artigo reflete a experiência prática da equipe CPCON. Recomendamos validar decisões contábeis e fiscais com seu auditor ou contador responsável.
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